Вопрос явно не налоговый и не бухгалтерский. Поэтому развернутого полноценного ответа мы вряд ли дадим.
Изложу свое видение решения...
Обратимся к первоисточнику - "Правила регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации", утверждены Постановлением Правительства РФ от 17.07.95 № 713. Читаем:
3. Местом пребывания является место, где гражданин временно проживает, - гостиница, санаторий, дом отдыха, пансионат, кемпинг, больница, туристская база, иное подобное учреждение, а также жилое помещение, не являющееся местом жительства гражданина.
4. Ответственными за регистрацию граждан по месту пребывания и по месту жительства являются должностные лица, занимающие постоянно или временно должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей по контролю за соблюдением правил пользования жилыми помещениями и помещениями социального назначения.
Граждане обязаны регистрироваться по месту пребывания и по месту жительства в органах регистрационного учета и соблюдать настоящие Правила.
Контроль за соблюдением гражданами и должностными лицами настоящих Правил возлагается на Федеральную миграционную службу, ее территориальные органы и органы внутренних дел.
...
9. Граждане, прибывшие для временного проживания в жилых помещениях, не являющихся их местом жительства, на срок свыше 90 дней, обязаны по истечении указанного срока обратиться к должностным лицам, ответственным за регистрацию, и представить:
документ, удостоверяющий личность;
заявление установленной формы о регистрации по месту пребывания;
документ, являющийся основанием для временного проживания гражданина в указанном жилом помещении (договоры найма (поднайма), социального найма жилого помещения или заявление лица, предоставляющего гражданину жилое помещение).
...
11. Должностные лица, ответственные за регистрацию, а также граждане и юридические лица, предоставляющие для проживания принадлежащие им на праве собственности жилые помещения, в 3-дневный срок со дня обращения граждан передают документы, указанные в пункте 9 настоящих Правил, в органы регистрационного учета.
12. Органы регистрационного учета в 3-дневный срок со дня поступления документов регистрируют в установленном порядке граждан по месту пребывания в жилых помещениях, не являющихся местом их жительства, и выдают им свидетельство о регистрации по месту пребывания.
...
14. Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность.
...
30. Граждане считаются снятыми с регистрационного учета по месту пребывания в жилых помещениях, не являющихся местом их жительства, по истечении сроков, указанных в их заявлениях о регистрации по месту пребывания, а в гостиницах, санаториях, домах отдыха, пансионатах, кемпингах, больницах, на туристских базах и в иных подобных учреждениях - по их выбытии.
И сразу же еще один первоисточник - "Перечень должностных лиц, ответственных за регистрацию", утвержден тем же постановлением Правительства РФ:
4. Уполномоченные должностные лица, ответственные за регистрацию в гостиницах, кемпингах, туристских базах, санаториях, домах отдыха, пансионатах, больницах, домах-интернатах для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, гостиницах-приютах и других учреждениях социального назначения.
Насколько я понимаю, в гостинице должно быть назначено уполномоченное должностное лицо, в обязанности которого входит оформление временной регистрации гостей.
Если такое лицо не назначено, за регистрацию отвечает хозяин гостиницы или руководитель организации, в чьем управлении находится эта гостиница.
Вот как видится схема действий по регистрации в гостинице в "Административном регламенте предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации" - в редакции Приказа ФМС РФ от 23.12.09 № 364
[code]Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице,
санатории и других подобных учреждениях
---------
/ Прибыл \
\гражданин/
----T----
¦ ------------¬
¦ ¦Прибывающий¦
¦ ¦ гражданин ¦
\/ L------T-----
(-------------------------------) ¦
¦ Представляет документы, ¦ ¦
---------+ удостоверяющие их личность, ¦ ¦
¦ ¦заполняет бланк анкеты по форме+-------------
¦ ¦ N 5 в 2-х экземплярах ¦
¦ (---------------T---------------)
¦ ¦
\/ ¦ --------------¬
----------------------¬ ¦ ¦ Дежурный ¦
¦ Анкета по форме ¦ ¦ ¦администратор¦
¦N 5 в 2-х экземплярах¦ ¦ L-------T------
L------T--------------- ¦ ¦
¦ \/ ¦
¦ (---------------------------------------) ¦
¦ ¦Проверка правильности заполнения анкет.¦ ¦
¦ ¦ Первые экземпляры анкет помещаются в ¦ ¦
¦ ¦ картотеку пребывающих лиц, а вторые ¦ ¦
L--->¦экземпляры данных анкет в течение суток+---------
¦ после их заполнения пересылаются в ¦
¦подразделение адресно-справочной работы¦
(-------------------T-------------------)
¦
\/
---------
/ Выбыл \
\гражданин/
----T----
¦
\/
(------------------------------------)
¦ Анкеты по форме N 5 из действующей ¦
¦ картотеки изымаются и помещаются в ¦
¦ архивную картотеку, где хранятся в ¦
¦алфавитном порядке в течение 1 года,¦
¦ а затем уничтожаются ¦
(-----------------T------------------)
¦
\/
----------------------
/Государственная услуга\
\ оказана /
----------------------[/code]
Процедура, как мы видим, простая, но, боюсь, для случая, который мы рассматриваем, не подходит.
В регламента рассматривается ситуация, когда гость приезжает на короткий срок. А когда на длинный?
И, как я понимаю, гостю нужно свидетельство о регистрации.
В принципе, "карточка гостя", которую дает гостиница, для полиционеров должна быть достаточным документом, подтверждающим временную регистрацию в гостинице.
Но бывают случаи, когда требуется более серьезный документ.
В этих случаях, как мне кажется должна быть такая процедура:
- гость при вселении заполняет анкету по форме № 5 (Приложение N 5 к Административному регламенту ...);
- гость представляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- ответственное лицо заполняет необходимые бумаги (заявление о регистрации-?);
- гость подписывает подготовленные бумаги (если это требуется);
- ответственное лицо несет бумаги в миграционную службу;
- миграционная служба выдает свидетельство;
- ответственное лицо вручает свидетельство гостю...
Это, так сказать, "теория вопроса".
А на практике я бы посоветовал сходить в миграционную службу и согласовать свои действия, перечень документов и сроки.
Успехов!